Persoonsgegevens

Het Fertiliteitscentrum Voorburg vindt de bescherming van persoonsgegevens zeer belangrijk. Persoonsgegevens zijn gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit zijn alle gegevens die iets over jou zeggen en/of te herleiden zijn naar jouw persoon.

Om jou zo goed mogelijke zorg te verlenen, verwerkt Fertiliteitscentrum Voorburg jouw persoonsgegevens. De categorieën die wij verwerken zijn patiëntgegevens, financiële gegevens en tot slot overige gegevens. Hieronder leggen we de categorieën uit.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door de Fertiliteitscentrum Voorburg gevestigd aan de Fonteynenburghlaan 7 te Voorburg en ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 11111111 hierna aan te duiden als Fertiliteitscentrum Voorburg.

Versie: september 2025

Bescherming van jouw persoonsgegevens

Wij hebben verschillende technische en organisatorische maatregelen genomen om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen.

Organisatorische maatregelen
Organisatorisch beschikken wij over een privacybeleid waarin is gesteld hoe privacy binnen de organisatie dient te worden gewaarborgd, wat verder is uitgewerkt in richtlijnen en procedures om op een juiste wijze met jouw gegevens om te gaan. Daarnaast hebben wij een gedragscode computergebruik die geldt voor al onze medewerkers en de medewerkers van Reinier de Graaf. Deze code heeft tot doel dat het netwerk en de computers op een juiste wijze worden gebruikt.

Technische maatregelen
Het Fertiliteitscentrum Voorburg maakt gebruik van de infrastructuur van het Reinier de Graaf Gasthuis. Die heeft medewerkers in dienst die de systemen beheren en adequaat beveiligd houden. Zij zien toe op de bescherming van jouw persoonsgegevens zoals dat is gesteld door de AVG, het privacybeleid en het informatiebeveiligingsbeleid. Het Fertiliteitscentrum Voorburg draagt zorg dat onbevoegden geen toegang verkrijgen tot jouw persoonsgegevens. Daarnaast beschermt het Fertiliteitscentrum Voorburg jouw persoonsgegevens tegen verlies en enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. Hiervoor voldoen wij aan de gestelde normen met betrekking tot het beveiligingsniveau binnen de gezondheidszorg. Daarnaast heeft het Fertiliteitscentrum Voorburg een autorisatiesysteem en een waarschuwingssysteem geïmplementeerd voor toegang tot dossiers, een twee-factor-authenticatie ingevoerd en een firewall geïnstalleerd.

Datalekken
Het Fertiliteitscentrum Voorburg zal maatregelen treffen om de inbreuk op de persoonsgegevens tegen te gaan. Wanneer persoonsgegevens ondanks deze maatregelen in handen vallen van onbevoegden, kan er sprake zijn van een datalek. Er is bijvoorbeeld sprake van een datalek wanneer een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde ontvanger wordt verstuurd, een hack op het systeem plaatsvindt of een onbevoegde inzage in een patiëntendossier. Als een datalek is vastgesteld, dan meldt het Fertiliteitscentrum Voorburg dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek ook negatieve gevolgen kan hebben voor jouw persoonlijke levenssfeer, dan zullen wij je hier zo snel mogelijk over informeren. Wij zullen je dan op de hoogte brengen wat het Fertiliteitscentrum Voorburg heeft gedaan en wat je kunt doen om de schade zoveel mogelijk te beperken. Voor vragen met betrekking tot een datalek kun je terecht bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG).

Betrokken bij de verwerking van jouw persoonsgegevens

Een aantal partijen kunnen betrokken zijn bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wie dat zijn hangt af van je situatie. Hieronder wordt een toelichting gegeven wie betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens en wat zij daar precies mee doen.

De medewerkers van het Fertiliteitscentrum Voorburg
Alle medewerkers van het Fertiliteitscentrum Voorburg zijn gebonden aan het beroepsgeheim of een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle gegevens die zij verwerken. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor onze tijdelijke medewerkers, zelfstandigen die door ons worden ingehuurd en voor uitzendkrachten. Medewerkers mogen geen gegevens inzien van patiënten als zij niet bij de behandeling betrokken zijn.

Derde partijen
Het Fertiliteitscentrum Voorburg kan derde partijen inschakelen om ons te ondersteunen bij de zorgverlening of bij de systemen die daarvoor worden gebruikt. Als deze derden toegang hebben tot persoonsgegevens bij de uitvoering van hun taken, dan zorgt het Fertiliteitscentrum Voorburg dat contractuele afspraken zijn gemaakt over de veilige verwerking van jouw persoonsgegevens.

Het Fertiliteitscentrum Voorburg werkt ook samen met andere zorginstellingen. Dit is nodig om ervoor te zorgen dat er altijd goede en veilige zorg wordt geleverd. Wij vragen je toestemming voor wij jouw gegevens uitwisselen, tenzij jouw belangen of die van derden in gevaar zijn.

Voor het verlenen van goede zorg is het erg belangrijk over de juiste medische gegevens te kunnen beschikken. Als het voor jouw behandeling nodig is om gegevens op te vragen bij een andere zorginstelling dan vragen wij daarvoor jouw toestemming. Wij vragen jouw toestemming ook voor het verstrekken van informatie aan derden die niet bij de behandeling betrokken zijn.

Bewaartermijnen

Fertiliteitscentrum Voorburg leeft de wettelijke bewaartermijnen na. Als er geen wettelijke termijn is vastgesteld bewaart Fertiliteitscentrum Voorburg jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en gebruikt. Voor medische gegevens geldt een bewaartermijn van ten minste twintig jaar. Deze termijn gaat in vanaf de laatste wijziging in jouw dossier. De bewaartermijn kan om verschillende redenen langer zijn, bijvoorbeeld bij kinderen, erfelijke of chronische aandoeningen. Tevens kunnen jouw persoonsgegevens langer bewaard worden indien er sprake is van een (juridisch) geschil. De gegevens worden in dat geval niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de afronding van het geschil.

Contactgegevens

Voor vragen over privacy kun je contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via het mailadres fg@rdgg.nl.

Cookies

De website van Fertiliteitscentrum Voorburg maakt gebruik van Analytics cookie. De Analytics cookie levert belangrijke statistieken over aantal bezoekers, de bezochte pagina en de verkeersbronnen waarmee wij deze website voortdurend kunnen verbeteren voor gebruikers. Deze statistieken zijn anoniem en niet te herleiden tot een bepaalde persoon of gebruiker. Daarnaast worden gegevens uit (contact)formulieren niet verwerkt of opgeslagen door de Analytics cookie.

Als je het script van Analytics cookie liever wilt blokkeren, dan kun je hier een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Met deze plugin telt jouw bezoek niet meer mee in de statistieken. Wij wijzen je er echter op dat je in dat geval wellicht niet alle mogelijkheden van deze website kunt benutten.

Noodzakelijke cookies
Noodzakelijke cookies zijn cruciaal voor de basisfuncties van de website en zonder deze werkt de website niet op de beoogde manier. Deze cookies slaan geen persoonlijk identificeerbare gegevens op.

Doeleinden van de verwerking 

Fertiliteitscentrum Voorburg verwerkt jouw gegevens voor diverse doeleinden. De gegevens die we over jou verzamelen stellen ons in staat om je goede zorg te leveren. Hier geven we de belangrijkste doeleinden waarvoor we jouw gegevens verzamelen:

• Het verlenen van zorg;
• Het verrichten van wetenschappelijk onderzoek;
• Het opleiden en onderwijzen van zorgpersoneel;
• Kosten van de zorg berekenen en innen;
• Het declareren van zorg;
• Administratie en interne beheersactiviteiten;
• Kwaliteitsbewaking en -bevordering van de zorgverlening. Dit bevat onder andere de volgende zaken:
  – Interne kwaliteits- en veiligheidsmanagement
  – Interne audits
  – Patiënttevredenheidsonderzoek en patiëntervaringsonderzoek
  – PROMS (Patient Reported Outcome Measures) (hiermee meten wij de effectiviteit en de beoogde effecten van de behandeling met een vragenlijst)
  – Visitaties
  – Intercollegiale toetsing
  – Registratiesystemen voor de zorg
  – Terugkoppeling aan verwijzers
  – Video-opnamen op de operatiekamer/kamer (dit gebeurt enkel in bijzondere gevallen en je zult hiervan op de hoogte worden gebracht)
• Het voorkomen en bestrijden van identiteitsfraude (Controle identiteit bij aanmelding en behandeling);
• Het met jou in contact treden en reageren op door jou gestelde vragen;
• Het met jou in contact treden, onder andere om je te herinneren aan jouw afspraak;
• Het informeren over nieuwe producten en/of diensten (enkel met jouw toestemming);
• Verzenden van digitale nieuwsbrieven en afspraakherinneringen (enkel met jouw toestemming);
• Het verbeteren van onze website.

Geautomatiseerde besluitvorming

Het Fertiliteitscentrum Voorburg maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en/of profiling. Dit betekent dat wij jouw gegevens niet gebruiken om een bepaald profiel over jou op te stellen of dat besluiten worden genomen zonder menselijke tussenkomst.

Identiteitscontrole bij telefonisch contact

Als je belt met het Fertiliteitscentrum Voorburg kan jouw identiteit worden gecontroleerd. Je wordt dan gevraagd naar je naam, geboortedatum en patiëntnummer. Als er na deze vragen nog twijfel bestaat, kan er nog worden gevraagd naar de laatste drie cijfers van je BSN.

Locatie van jouw persoonsgegevens

Soms schakelen wij anderen in om de diensten voor het Fertiliteitscentrum Voorburg te verzorgen. Jouw persoonsgegevens kunnen daarbij worden verwerkt binnen de landen van de Europese Unie en soms ook daarbuiten. In die gevallen maken wij afspraken met deze derde partij (de ‘verwerker’) om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken staan in een ‘verwerkersovereenkomst’. Als wij jouw persoonsgegevens doorgeven aan een derde partij in een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER), dan maken wij met deze partij aanvullende afspraken om voldoende bescherming van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens

Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de hiervoor benoemde doeleinden leven wij verschillende gronden na. Deze rechtsgronden zijn de volgende:

• Een met jou gesloten overeenkomst, zoals de behandelingsovereenkomst of daaraan voorafgaande maatregelen die je ons hebt verzocht te nemen;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• Het beschermen van vitale belangen van jouzelf of anderen;
• De vervulling van een taak van algemeen belang of een taak in het kader van de uitvoering van het openbaar gezag;
• De behartiging van de gerechtvaardigde belangen van het Fertiliteitscentrum Voorburg of van een derde;
• Het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek;
• Jouw gegeven toestemming.

Toezichthouder

Het staat je vrij een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de autoriteit voor de handhaving van privacy. Je vindt de contactgegevens van de Autoriteit Persoonsgegevens via hun website: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Uitoefening van jouw rechten

Op de website van het Fertiliteitscentrum Voorburg vind je verschillende aanvraagformulieren waarmee je een verzoek kunt indienen tot uitoefening van een van jouw rechten. Als je een vraag/verzoek indient, zullen wij deze in beginsel binnen een maand beantwoorden. Mocht de beantwoording van jouw vraag/verzoek meer tijd kosten vanwege de complexiteit en/of het aantal verzoeken, dan kan de termijn voor het beantwoorden daarvan oplopen tot drie maanden. Wij zullen je binnen een maand na ontvangst van het verzoek op de hoogte stellen van een dergelijke verlenging.

Wij kunnen je bij jouw vragen of verzoeken vragen om een ID bewijs om je identiteit te kunnen controleren. Op deze manier kunnen wij controleren of je identiteit klopt en kunnen wij voorkomen dat we persoonsgegevens aan de verkeerde partij verstrekken of ten onrechte wijzigingen aanbrengen in de persoonsgegevens.

De hierboven beschreven rechten zijn geen absolute rechten. Er kunnen omstandigheden zijn waardoor wij aan een bepaald verzoek geen gehoor kunnen geven. Alleen als gegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming en je besluit deze toestemming in te trekken, dan zal dit worden nageleefd. Voor andere verzoeken zal er een afweging van belangen worden gemaakt. Mochten wij aan een verzoek geen gehoor kunnen geven, dan zullen wij je hiervoor onze motivering geven. Indien je het niet eens bent met de keuze, kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. Indien de beslissing van de Autoriteit Persoonsgegevens naar jouw mening niet juist is, kun je kiezen om naar de rechter te gaan.

Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van jouw persoonsgegevens. Deze rechten zijn als volgt:

Inzagerecht
Je hebt het recht de persoonsgegevens die Fertiliteitscentrum Voorburg verwerkt in te zien en eventueel een kopie te verkrijgen. Een eerste kopie van deze gegevens is gratis. Indien je meer kopieën wenst, kunnen er kosten in rekening worden gebracht.

Correctierecht
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten wijzigen in geval deze gegevens niet (langer) juist zijn.

Verwijderingsrecht
Je hebt het recht jouw persoonsgegevens te laten verwijderen indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is.

Recht van bezwaar
Je hebt het recht bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Dit recht geldt voor alle verwerkingen die zijn gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van het ziekenhuis. Voor de andere grondslagen van verwerking is dit niet mogelijk. In het geval van toestemming geldt dat je deze altijd terug kunt trekken. Daarvoor hoeft geen bezwaar te worden ingediend maar dien je dit aan te geven. Als je bezwaar indient zal dit worden onderzocht en zul je op de hoogte worden gebracht van de beslissing op het bezwaar.

Recht op beperking
Je hebt onder bepaalde omstandigheden het recht op de beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat het Fertiliteitscentrum Voorburg de verwerking van jouw gegevens tijdelijk stopzet. Je kunt je in vier situaties op dit recht beroepen, namelijk:

• In afwachting van de beoordeling van een verzoek tot correctie;
• Indien jouw persoonsgegevens verwijderd dienen te worden maar je deze verwijdering niet wenst;
• Indien het Fertiliteitscentrum Voorburg jouw persoonsgegevens niet langer nodig heeft maar je de gegevens wel nodig hebt voor (de voorbereiding op) een rechtszaak;
• In afwachting van de beoordeling van een bezwaar.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Je hebt het recht om de door jou verstrekte persoonsgegevens op te vragen en te ontvangen van het Fertiliteitscentrum Voorburg in een gangbaar bestandsformaat. Dit recht geldt voor persoonsgegevens die wij verwerken op grond van jouw toestemming of van een met jou gesloten overeenkomst. Daarnaast betreft het jouw persoonsgegevens die door jou aan het Fertiliteitscentrum Voorburg zijn verstrekt. Het recht geldt alleen voor de gegevens die in digitale vorm worden verwerkt (en dus niet voor persoonsgegevens die op papier worden verwerkt). Je bent vrij de persoonsgegevens vervolgens door te geven aan een andere partij.

Indien er een koppeling bestaat tussen onze systemen en de systemen van de derde partij waaraan je de gegevens wilt laten doorgeven, dan kunnen wij die direct doorgifte namens jou verzorgen. Je kunt hierover informeren naar de mogelijkheden als je een aanvraag indient.

Verwerking van persoonsgegevens

Patiëntgegevens
Wanneer je bij ons komt voor een eerste consult of behandeling vragen wij je om je contactgegevens (zoals je naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres), de gegevens van je zorgverzekering, je huisarts, je apotheek en de verwijsbrief. Daarnaast wordt je legitimatiebewijs gevraagd om te kijken of je de juiste gegevens opgeeft.

Om je zo goed mogelijk te kunnen helpen vraagt het Fertiliteitscentrum Voorburg je bij sommige behandelingen een aantal vragenlijsten in te vullen, waarin wordt gevraagd naar jouw ziektebeeld, de medicijnen die je gebruikt en andere klachten/aandoeningen die je hebt (gehad). Je lengte en gewicht kunnen ook worden gevraagd als dit van belang is. Wij zijn daarnaast wettelijk verplicht om je Burgerservicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor veilige en juiste zorgverlening. In verband met jouw eigen veiligheid en veiligheid van andere bezoekers, is cameratoezicht nodig.

Tijdens de behandeling(en) wordt er een dossier bijgehouden over de ingevulde vragenlijsten, de uitgevoerde onderzoeken, verrichtingen en de bevindingen.

Financiële gegevens​
Als je bij ons zorg ontvangt, moet die zorg volgens bepaalde regels worden geregistreerd en in veel gevallen ook worden gedeclareerd bij de zorgverzekeraar. Hiervoor worden door de zorgverleners diagnosegegevens en uitgevoerde activiteiten gekoppeld aan declaratiecodes. Daarna worden deze gegevens gecontroleerd door medewerkers van de medische administratie. Zij controleren jouw NAW-gegevens, polisgegevens, de verwijzing en andere registraties die van belang zijn voor een juiste declaratie van de aan jou geleverde zorg aan je zorgverzekeraar.

Overige gegevens
Als je ons belt dan kunnen wij in ons elektronisch patiëntendossier de datum en het tijdstip vastleggen waarop het gesprek is gevoerd. Onze medewerkers maken daarbij een aantekening over de inhoud van het gesprek.

Als je onze website bezoekt, gebruiken wij cookies om de website te verbeteren. Je kunt meer informatie over het gebruik van cookies vinden in ons cookie statement dat je op de website van Fertiliteitscentrum Voorburg kunt vinden en verderop in deze verklaring.

Fertiliteitscentrum Voorburg maakt gebruik van cameratoezicht. Deze bevinden zich bij de in- en uitgangen en rond het gebouw. Deze camera’s zijn geplaatst om onze patiënten en onszelf zo goed mogelijk te beschermen tegen diefstal, misbruik, vernieling of ander ongewenst gedrag. Voor je het gebouw betreedt zullen wij je informeren over de aanwezigheid van camera’s. Camerabeelden worden maximaal 14 dagen bewaard, tenzij deze langer bewaard dienen te worden in verband met een incident. De medewerkers van de beveiliging kunnen de beelden terugkijken.

Vragen

Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij het Fertiliteitscentrum Voorburg, kun je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming door een mail te sturen naar fg@rdgg.nl.

Wijzigingen

Door snelle technische ontwikkelingen, gewijzigde interne processen of wet- en regelgeving moet deze privacyverklaring soms worden gewijzigd. Deze wijzigingen worden bekend gemaakt op de website van het Fertiliteitscentrum Voorburg. Het Fertiliteitscentrum Voorburg kan jouw persoonsgegevens verwerken voor nieuwe doeleinden die nog niet staan vermeld in deze privacyverklaring. In dat geval zullen we contact met je opnemen voordat wij jouw gegevens gebruiken voor deze nieuwe doeleinden om je op de hoogte te stelen van de wijzigingen aan ons reglement voor de bescherming van jouw persoonlijke gegevens en om je de kans te geven jouw deelname te weigeren. Wij geven je een versienummer zodat je weet wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is aangepast.